COMUNICARE CON EFFICACIA - 1

Primo pezzo della nuova rassegna "COMUNICARE CON EFFICACIA" 
Siccome  nell'ambito di una coppia è molto importante "DIALOGARE", Enzo ne fa una rassegna  molto accurata.

COMUNICARE SIGNIFICA:

          Conversare

          Persuadere

          Insegnare

          Negoziare

          Informare

         cioè,  concepire dei pensieri  e  saperli  trasmettere , a una persona, nel modo giusto.

Siete sicuri di esprimervi nel modo giusto?

Le persone,  a cui parlate,  capiscono tutto quello che dite? Ho qualche dubbio in proposito, ma non vi offendete.  Se  vi sforzerete di seguirmi,  cercherò di migliorare il vostro modo di “comunicare” ed eviterete di dire:

-          E’ chiaro?

-          Ho reso l’idea?

-          Sono stato chiaro?

-          Hai afferrato il concetto?

-          Mi sono spiegato?

-          Hai capito tutto? e simili espressioni

COMUNICARE CON EFFICACIA

Comunicare fa muovere le cose. Voi chiedete informazioni, ma le fornite pure: cioè, inducete gli altri a capire e a essere disposti ad agire secondo i vostri desideri.

Tuttavia,, molti problemi sono causati dall’inadeguatezza o dalla mancanza di comunicazione, il che porta a incomprensioni o a disinformazione. Sapere dove le cose non funzionano è un utile punto di partenza per la ricerca di una comunicazione efficace.

 ERRORE: segnali di scarsa comunicazione.

Raramente la gente si prende la briga di esprimersi adeguatamente. Molto spesso, ciò ha a che vedere con il modo in cui le cose vengono espresse più che con la confusione di idee.

Di solito è facile capire quando le persone sentono che qualcosa non è stata comunicata bene. Dicono frasi come:

-          "Se intendevi questo, perché non l’hai detto?”

-          “Vorrei che mi spiegassero quello che vogliono.”

-          “Non ho capito bene cosa vogliono che faccia.”

-          “Mi piacerebbe capire quando sta scherzando.”

-          “Devo dire la verità, non ho capito niente.”

Spesso questa mancanza di comprensione, non viene espressa ad alta voce. Può prendere la forma di un sospiro o di un’espressione accigliata. Da ciò si deduce che non sempre ciò che viene comunicato e ciò che viene recepito corrispondono. E’ essenziale trovare un modo per eliminare il divario.

ERRORE:  non formulare correttamente i messaggi.

Il processo tramite il quale le idee e le informazioni vengono trasformate in messaggi da trasmettere deve essere considerato adeguatamente. E’ sempre un’ottima cosa avere pensieri e idee interessanti, ma esistono due fattori che possono influire negativamente su una buona comunicazione:

-  l’incapacità di pensare con chiarezza e logica quanto deve essere comunicato. Per esempio: “Le buste stanno finendo”, quando intendevate dire: “Ho bisogno di altre buste”;

-          l’incapacità di comprendere gli interessi e le percezioni dell’ascoltatore e di adeguare il messaggio allo scopo di guadagnarsi la sua attenzione e comprensione. Per esempio: usare il termine botanico “impatiens” invece del popolare e semplice "canna di vetro”.

Se il messaggio non viene espresso con chiarezza,  non può essere  correttamente  capito dagli altri e quindi non può avere luogo una buona comunicazione.

ERRORE:  si dà l’impressione sbagliata

Negli affari, raramente la gente è fisicamente prepotente o offensiva, ma esistono altri aspetti del comportamento che possono dare inavvertitamente un’impressione negativa. Eccone elencati  tre:

-          il vostro aspetto,  la mancanza di cura nel vestirvi per l’occasione indica mancanza di interesse per la persona con cui state comunicando o il desiderio di dominarla. Jeans sdruciti e felpa hanno un impatto molto diverso da un abito formale. A seconda della situazione  lo stile dell’abbigliamento può dare un messaggio completamente sbagliato;

-          la vostra terminologia,  l’uso sconsiderato di un gergo professionale può      distorcere  il messaggio e offendere. Per esempio:

Per esempio, riferirsi in privato ai clienti come “polli” sembrerebbe creare una sorta di cameratismo, ma indica anche un implicito disprezzo per gli altri che viene inconsciamente comunicato;

-mancanza di puntualità,  arrivare in ritardo indica che considerate gli altri poco importanti. Se una persona è precisa, viene ritenuta interessata e attenta,  ma se non è mai puntuale, dà l’impressione che quanto deve comunicare forse non è di grande importanza.

Tutte queste cose comunicano che non pensate agli altri e che non vi importa niente delle loro opinioni e necessità. Vale la pena di riflettere su come potete evitare che si creino barriere prima ancora di aprire bocca, cercando di fare subito una buona impressione.

ERRORE: non ascoltate adeguatamente

Le persone vi diranno che vi stanno ascoltando anche se stanno facendo qualcos’altro, come leggere il giornale o scarabocchiare. Ma quando poi non fanno  quanto gli avevate chiesto, sospettate giustamente che non vi abbiano proprio sentito.  E ciò vi irrita assai.  E questo accade perché la gente confonde “ascoltare” con “sentire”.

Se le persone non ascoltano, sentono soltanto, ciò che è stato detto, ma perdendo qualcosa di fondamentale poiché in quel momento la loro attenzione era altrove. Oppure recepiscono soltanto una parte del messaggio, pensando di aver compreso tutto. Le parole sono state sentite ed elaborate, ma non hanno raggiunto la coscienza. Per esempio, se un insegnante vede uno studente distratto e gli chiede: “Che cosa ho detto”., lo studente riesce a ripetere un pezzo del discorso come “un pappagallo”, ma senza averlo compreso.  Oppure, mentre qualcuno vi sta parlando a una festa,  voi ritenete di non accorgervi dei discorsi altrui, ma sentite subito il vostro nome se una persona lo nomina dall’altra parte della stanza.

Se la gente non vi considera credibile, per ciò che dite e per come lo dite, sarà molto improbabile che vi ascolti. Non conta soltanto quello che dite o scrivete ma è il modo in cui è costruito il vostro messaggio che incoraggia le persone ad ascoltare quanto viene comunicato.

E’ ovvio che quando la gente non ascolta i messaggi o non bada a quanto viene detto, e probabilmente si ricorderà poco di ciò che ha soltanto sentito. E se non  si interiorizza adeguatamente il messaggio,  è molto probabile fraintenderlo.

CONCLUSIONE:  gestire la comunicazione!

Senza  una comunicazione efficace, non vi farete capire o  gli altri vi capiranno male; se non comunicate con chiarezza, le persone  non capiranno quello che volete, cosa intendete o cosa avete in mente. Una trasmissione corretta rappresenta il collegamento tra il pensiero che avete nella capoccia e l’azione.

Comunicare non è una cosa che semplicemente succede;  richiede attenzione al contenuto del messaggio e,  ancora più importante, a come è presentato, se si vuole che venga recepito e compreso correttamente.

Altrimenti, tanto valeva rinunciare fin dall’inizio.

ORA VI PONGO SEI (6) DOMANDE DI UN BREVE TEST  PER “SONDARE” IL VOSTRO MODO DI COMUNICARE

1-    Ho la tendenza a ritenere che gli altri capiscano sempre quello che sto dicendo?

2-    Riesco a pensare secondo logica e con chiarezza ciò che voglio comunicare?

3-    Qualche volta trascuro di tener conto degli interessi e delle necessità altrui quando cerco di guadagnarmi la loro attenzione?

4-    Creo impressioni errate non tenendo conto dell’effetto del mio comportamento?

5-    Qualche volta ho la tendenza ad ascoltare soltanto quello che voglio sentire?

6-    Di solito lascio agli altri il compito di dare un senso a quanto sto dicendo?

Se avete risposto “sì” ad alcune o a tutte queste domande, forse sarà bene che esaminiate attentamente il vostro modo di comunicare.

Non intestarditevi, riconoscete che a volte non vi fate capire! Quindi, è molto meglio se:

-         Riconoscete che spesso la gente fraintende quello che state dicendo;

-         Decidete di pensare più chiaramente e logicamente prima  di comunicare  concetti incomprensibili, sciocchezze, corbellerie, scemate e simili;

-         Considerate gli interessi e le necessità degli altri per guadagnarvi la loro attenzione;

-         Create una buona impressione e sarete ascoltati;

-         Ascoltate di più quello che dicono gli altri.

Argomento del prossimo  “pezzo”: COMUNICARE CON EFFICACIA 2 - “Comprendere il processo di comunicazione”.

ENZO